Operasi 5S

Alhamdulillah selesai sudah proses mengaplikasi 5S kat pejabat kami. Selama 3 minggu bertungkus lumus menyiapkan semua kerja-kerja menyisih, menyusun, melabel (menyapu ditugaskan kepada cleaner). Memang agak penat.....terlalu penat sebenarnya....penat bukan dengan kerja-kerja menyiapkan 5S tapi penat dengan sikap-sikap segelintir pegawai. Kat mana-mana organisasi akan ada manusia jenis nie kan. Saya tak nak bercerita tentang apa itu 5S....sebab anda boleh google aje kalau nak tahu....banyak info tentang 5S nie tapi saya nak bercakap tentang perkara-perkara yang berlaku sepanjang tempoh 3 minggu ini. Masa boss terima arahan dari HQ untuk melaksanakan 5S diorganisasi kami maka kami mula terasa agak keberatan. Boss telah 'menghentikan' semua kerja-kerja kami malah cuti kamipun dibekukan...dan semua orang diarahkan memakai baju biasa datang ofis dan buat kerja 5S. Semua pegawai mula bimbang apa akan jadi pada tahun hadapan bila kerja kami 'diberhentikan'....selalunya dalam tempoh 3 bulan terakhir kami akan bertungkus lumus mendapatkan 'stok kes' yang harus diselesaikan tahun hadapan tapi tahun nie boss berani bagi arahan supaya kerja diberhentikan selama 3 minggu.

Dalam proses mengaplikasikan 5S bagi pejabat kami memang agak mencabar sebab 80% staff adalah pegawai, pegawai senior dan boss. Kami bekerja dalam kumpulan, satu kumpulan ada 3 atau 4 pegawai dengan diketuai oleh seorang pegawai senior. Bila dah terlalu ramai pegawai maka ramailah tiba-tiba cuba menonjolkan diri. Masing-masing ada ego yang sebesar alam dan setinggi gunung. Ada yang jadi gila kuasa......nak cuba jadi leader dan rasa diri serba tahu, hebat sampaikan pendapat orang lain langsung tak nak dengar. Kita baru nak bagi idea terus ditentang....yang dia tahu kita kena ikut cakap dan arahan yang dia dah keluarkan. Sampaikan kita tertanya-tanya....bila kita lantik dia nie jadi ketua....siapa ketua sebenarnya nie?.

Itu yang gila kuasa....belum masuk lagi pegawai senior yang bersikap pesimis. Hendak mintak duit RM50 seorang untuk dimasukkan dalam tabung 5S pun jadi isu. Mintak RM50 dari poket orang yg bergaji RM9-12 ribu macam nak mintak 50 ribu......kecoh dalam meeting sampai akhirnya diturunkan menjadi RM30 seorang. Berkira sungguh....sampaikan nak belanja staff yang sanggup datang hari sabtu dan ahad buat kerja 5S pun jadi isu....."kenapa kami nak kena bayar makan orang yang datang buat kerja hari cuti.....sapa suruh datang". Komen dan kritik semua perancangan 5S yang dibuat "cara pelaksanaan nie salah....kalau saya, saya akan buat macam nie, macam tu.....saja malas nak bagi cadangan nanti saya yang kena buat". Penat sungguh nak layan kerenah manusia pesimis macam nie. Manusia jenis nie adalah dalam kategori no 4 kat bawah.....langau. Itu langau......mayat hidup pun ada iaitu jenis pekerja no 6. Dia nie langsung tak buat kerja.....asyik lesap dan hilang. kerja dia orang lain yang kena buat......malah kami semua pegawai terpaksa bergotong royong buat kerja pembantu am rendah (PAR) sebab PAR kami sibuk jadi mandur kat tempat lain. Kita tegur....kita perli....kita marah...dia buat dek aje.

Kata-kata renungan oleh Ungku Aziz seperti dibawah nie, saya tampalkan di board kat depan komputer saya supaya ia menjadi ingatan kepada saya akan sikap manusia dan saya harus menjauhi sifat ke 2 hingga 7. Saya pasti kat pejabat anda pun ramai yang berada dalam kategori nie.

1. Rajin kerja, malas bercakap = KENA BULI

2. Malas bekerja, rajin bercakap = WAYANG CINA

3. Malas bekerja, malas bercakap = TAK GUNA

4. Malas bekerja, suka mengadu = LANGAU

5. Malas bekerja, suka ponteng = BAIK BERHENTI

6. Malas bekerja, suka termenung = LEBIH BAIK MATI

7. Rajin bekerja, rajin mengadu = KAKI BODEK

8. Rajin bekerja, rajin bercakap = BAGUS

Saya dapat tugasan menjaga dan mencantikkan pantri. Sistem 5S bukan perkara baru pada saya kerana ketika di kilang dahulu, kami telah mengaplikasikan 5S. Perkara pertama yang harus diberi perhatian adalah fungsi sesuatu lokasi atau tempat. Pastikan fungsi itu di ketengahkan. Lokasi itu dikemaskan dan harus nampak teratur dan memudahkan orang bekerja. Itu yang harus diberi tumpuan dahulu bukannya bagaimana hendak mengindahkan lokasi tersebut. Indah dan hias adalah perkara terakhir yang harus dibuat.

Bila dipertanggungjawapkan untuk menjaga pantri, perkara pertama yang saya buat adalah menyisih dan menyusun atur peralatan dapur yang berterabur dimerata-rata dalam kabinet (bukan saya buat.....saya upah cleaner buat kerja lebih masa). Peralatan dapur dah tersusun dan teratur lepas dibayar RM60 sebulan untuk 30 minit setiap hari bagi menyusun dan mengemas pantri. Kat ofis kami nie 85% adalah lelaki.....tahu2 sajalah kalau ramai lelaki....minum air gelas letak atas meja, lap tangan...tisu letak atas meja, basuh peralatan dapur tapi semuanya berlonggok dalam bekas sejat pinggan. Makan biskut....tin biskut berterabur atas meja....lepas 5S....semua tu dah tak jadi masalah lagi. Itu kebaikkan 5S yang kita boleh nampak serta merta.....keadaan menjadi lebih kemas dan teratur.

Selepas proses menyisih dan menyusun, saya dan rakan datang hari ahad untuk mengecat. Kami cuma beli cat air yang murah berwarna oren dan cat sendiri separuh dari dinding sebab kawasan tu kelihatan kotor. Seharian dah siap, keesokkan harinya barulah kami pasang line border. Untuk mewangikan laci-laci dan kabinet, kakak cleaner yang saya upah tu mencadangkan supaya dimasukkan daun pandan dalam setiap laci kabinet dapur. Kakak cleaner tu sanggup bawak daun pandan.....punyalah banyak dia bawak sampai saya boleh masukkan dalam pasu kaca. Pantri kami jadi wangi dengan daun pandan malah lipas-lipas tidak ganggu laci-laci lagi.

Inilah hasilnya kerja saya dan seorang rakan. Kami berdua berusaha mengindahkan dan menjadikan sudut pantri sebagai tempat yang teratur dan tersusun. peraturan-peraturan di buat supaya semua orang bertanggungjawap menjaga pantri supaya kemas dan bersih.

 Selepas penat lelah selama 3 minggu menyiapkan lokasi2 yang dipertanggungjawapkan termasuk di lokasi lain......isnin lepas pemeriksa 5S ibupejabat datang melawat. Dia tak tengok pun cantik ke tidak kawasan yang kita buat.....yang dia datang cari adalah kesilapan. Dia akan cari setiap kesilapan......akhirnya dipantri dia jumpa satu iaitu.....

Disudut informasi nie tiada tempoh masa pengunaan pantri diletakkan. Ada jugak kesalahan yang kami lakukan......dia tonjolkan kesalahan tu sampaikan kami rasa sangat-sangat kecewa bila dengar.

Dalam ruangan pantri saya tak banyak habiskan duit beli bunga-bunga untuk mengindahkan kawasan. Saya cuma beli pokok kecil nie di Ikea berharga RM2.10 dan letakkan dalam cawan hadiah biskut Jacob's. Daun pandan sebagai pewangi dan pakok pandan sebagai hiasan dalam pasu kaca. Semuanya tidak mengeluarkan belanja yang banyak kecuali cat, line border dan gambar-gambar hiasan yang dibeli dengan harga RM5 sekeping.

Ini pula adalah keadaan bilik saya selepas 5S. Saya lakukan semua perkara yang dikehendaki oleh 5S dalam kawasan bilik pegawai. Penilai datang kebilik dan dia masuk tengok sekeliling.....dia senyap aje kemudian dia jumpa satu kesalahan yang saya buat iaitu kabinet kecil warna pink itu. Dia kata ' nie satu kesalahan....awak cuba nak buat pantri kat bilik ke?'. Salah seorang pegawai kata "pantri kat tingkat 17, agak sukar kami kat tgkt 15 nie naik ke atas semata-mata untuk ambil air masak.....kat depan bilik dia ada water filter so dia letakkan sebiji mug bagi memudahkan dia ambil air masak, lagipun kat kabinet nie hanya ada nesvita sahaja bukan nak buat pantri cuma nak simpan barang peribadi". Masa tu rasa geram sangat sebab rasa macam penilai tu datang nak cari salah bukan nak buat penambahbaikkan. Konsep 5S disalahertikan......ia dijadikan sebagai satu pertandingan. Sepatutnya dia tegur yang mana ada kekurangan dan kemudian minta supaya ditambahbaikkan bukannya memperjatuhkan semangat orang dengan mencari kesalahan dan mengabaikan susah payah kakitangan berusaha untuk menjayakan 5S tanpa satu sen peruntukan dari ibupejabat.

Itulah serba sedikit cerita tentang 5S dipejabat kami. Walauapa sekalipun....rasa puas bila tengok pejabat kami bersih, kemas dan teratur. Semua orang berkerja keras dan sama-sama berusaha kecuali beberapa orang yang mengeruhkan keadaan. Keadaan tu biasalah....dimana-mana tempatpun akan ada manusia macam nie. tak terlepas juga dipejabat kami tapi itu adalah satu cabaran dalam menjayakan satu rancangan.